單證，也就是文件。這個職位相對來說是比較簡單的，但要成為一名優(yōu)秀的單證，還是需要努力的。當初在我的概念里，單證無非就是做做提單確認，打打提單，輸輸費用，沒什么技術(shù)含量的。不過后來才明白，雖然我沒有做過專職的單證，通常都是操作單證一個人做的，但是在以往的操作過程中，容易出錯的環(huán)節(jié)卻往往是單證負責的范圍。比如把提單上的運費條款搞錯，比如因為習慣而把包裝類型打錯之類的。

　　單證必須耐心細致，這是不容置疑的。提單確認應(yīng)該掌握好時 間，開船當天雖然在理論上還是來得及進行確認的，但是畢竟太匆忙，一旦有意外情況發(fā)生，比如客戶出差無法聯(lián)系之類的，就只能進行事后更改，產(chǎn)生不必要的費用和麻煩。但是太早也不完全可行。很多客戶在離開船日 期尚遙遠的時 間里收到提單確認件，是不會理會的。因為貨物的正確數(shù)據(jù)他們自己還無法確認。這時，如果單證本身鍵忘或者太過忙碌，就會把這件事情暫時忘記，也不會去催促客戶。當最后突然想起來，結(jié)果就如同太晚發(fā)出提單確認件是一樣的。基本上，開船前兩天可以開始要求客戶進行確認。有些貨代公司的關(guān)于單證的操作流程基本是在已配艙已報關(guān)已進港之后，F(xiàn)ILE才開始由操作手中轉(zhuǎn)到單證手中，這樣就可以避免這個問題。

　　對照客戶的確認件，應(yīng)該準確修改每一處。如有一點看不清的地方，不要怕麻煩，一定要保證提單完全是正確的。如果給客戶的是自己公司的提單，對于訂艙單位的提單確認，也要仔細修改，認真核對。尤其是碰上做信用證的客戶，他們對提單正確性的要求幾近變態(tài)?？墒菦]有辦法，單證只能照做。有時侯在收發(fā)貨人或者品名描述中，會發(fā)現(xiàn)有一個或幾個單詞明顯拼寫錯誤，甚至客戶會將正確地改成錯誤的。這時不要擅自想當然地改成正確的，而應(yīng)該及時跟客戶確認一下。很多時候，信用證上的內(nèi)容本來就出現(xiàn)了錯誤。而提單卻必須嚴格按照信用證的內(nèi)容，哪怕是拼寫錯誤。否則會影響到銀行結(jié)匯。

　　另外還有一個重要的問題。提單確認的時候應(yīng)該用書面形式讓客戶確認提單的形式，正本或者電放。對于是否要求電放保函的問題，我發(fā)現(xiàn)各個公司不盡相同。但是原則上，為了保護公司自身的利益，每一種保函還是必不可少的。但是我也想過一個問題，有很多保函都可以使用傳真件。那萬一發(fā)生問題，客戶完全可以說他們不曾出具過保函。而且，我也已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了偽造正本章的方法，非刻章。赫赫，在此就不透露了。這些問題有些困惑，不過目前似乎也沒有人能明確告訴我。

　　我們對很多客戶采取付款買提單，即收到預(yù)付運費或者本地費用之后，才將提單交給客戶。如果公司確認客戶傳真的付費憑證即水單，要注意核對帳號金額。給出提單的時候要再次整理一下文件，確認客戶的提單形式。不好意思的是，我當初經(jīng)常做些把正本提單寄給要求電放的客戶、或者把提單電放給要求正本的客戶這種事情。忙碌的時候，很容易把這個人對自己說過的話錯記成那個人說的。所以客戶的任何要求，都應(yīng)該留下書面的確認或者自己的記錄。在決定做某件事之前，多花幾秒鐘找一下記錄，避免日后花更多的時 間補救。

　　費用一般由操作或者客服確認，單證要做的就是將費用準確輸入系統(tǒng)。選擇各項費用幣種的時候一定要仔細，不要出現(xiàn)錯誤。事先確認好客戶要求開發(fā)票的抬頭。很多客戶的發(fā)票抬頭并不是自己公司名稱。單證應(yīng)該勤勞一些，任何不能百分之百確定的問題都要確認清楚，多做一步并不難，可以避免繁瑣的修正步驟。

　　如果是指定貨，單證要記得拿到訂艙單位給的提單(MB/L)后，盡早和給客戶的提單(HB/L)以及開給海外代理的帳單(DEBIT NOTE)一并發(fā)送給代理，不要等到被催促才做。建議使用掃描，察看是否字跡清晰。海外代理有任何問題反饋，要認真對待，不能拖延回復(fù)任何一次郵件的時 間。

　　萬一遇上因為提單確認中出現(xiàn)的問題而導致提單最后需要修改，要及時。無論做什么，很關(guān)鍵的一步就是把任何經(jīng)手的文件復(fù)印留底。這樣事后出現(xiàn)問題容易確認責任。當然，在貨代這個行業(yè)里，或者在很多行業(yè)，我想都是一樣的。有一點不怎么道德但我們還是很有必要去做的就是：記得盡可能將責任推給別人，可以是客戶，可以是訂艙單位，可以是倉庫，可以是車隊，可以是代理。總之不是自己同事就好。錯誤當然要努力避免，但是一旦已經(jīng)犯錯，我們必須在吸取教訓的同時努力將這件事情變得完美起來。我曾經(jīng)在把正本提單寄給要求電放的客戶之后，將客戶的電放保函扔掉，然后說不曾收到過。赫赫，當然這就成了客戶的責任。但是也提醒我們重要的一點：傳真件送出之后記得電話確認，這樣對方賴掉的概率又少了很多，赫赫。很多時候，確認責任是為了確認承擔額外費用的對象。但如果碰到責任難以界定，客戶又不愿意承擔費用的時候，我們依然要盡可能讓客戶相信主要責任在于他，雖然我們也有責任，但占很小部分，而我們愿意為客戶承擔這次費用，以補償我們小小的責任。這么一來，客戶因為不必承擔費用向向公司交代而感激你，又因為你如此在意自己的一小部分責任而尊重你，還因為他自己在你的“教導”下相信自己付主要責任而感到一些內(nèi)疚。這樣你跟客戶之間的關(guān)系又上了一層樓。當然，不提倡以這種方式來企圖拉近客戶與你之間的距離，赫赫。 雖然單證負責的工作是有限的，但是依然有義務(wù)了解客戶對本公司各個環(huán)節(jié)的意見和建議。貨代人員應(yīng)該都是態(tài)度積極主動的。永遠要把事情想在別人之前，不要坐在電腦前被動地等別人打電話給你。做單證也是有前途的。可以轉(zhuǎn)向做操作，也可以做一個資深單證。以前公司里有個單證主管，做的事情雖然依然只是這些，但對每一步都非常精通。甚至客戶會特意來向她請教結(jié)匯的問題。無論你身處哪個位置，熱情地去做，總是件好事情。